Основная работа с электронной почтой. Простое руководство для эффективной работы с электронной почтой
Электронная почта – это система пересылки сообщений между пользователями сети, одна из самых популярных и самая универсальная услуга Интернета. Электронной почтой можно отправлять не только письменные сообщения, но и любые документы, графику, программы.
Основное предназначение электронной почты – дать пользователям возможность общаться друг с другом. Абоненты пересылают текстовые и другие файлы, подобно тому, как при обычной почтовой переписке люди обмениваются письмами, открытками и прочей корреспонденцией. Уникальность электронной почты как сетевого сервиса состоит в том, что за счет имеющихся соединений между различными сетями почта может доставляться практически в любые и из любых мировых сетей, объединяя их в единое сетевое пространство. Причем скорость доставки корреспонденции зависит не столько от физической удаленности почтовых серверов друг от друга, сколько от пропускной способности тех узлов, через которые послание доставляется адресату. Не нужно дожидаться, чтобы оба абонента оказались на связи одновременно – электронное послание можно отправить немедленно, а адресат прочтет его позже.
Первая почтовая программа для пересылки сообщений по распределенной сети была разработана в 1971 г. Затем она была модернизирована для использования в Интернете, в адресах электронной почты стал использоваться символ @ – "эт коммерческий".
В 1972 г. была написана программа, которая облегчила пользователям работу с электронной почтой. Она позволила создавать и сортировать списки писем, пользователь мог выбирать и читать требуемое сообщение, сохранять послание в файле, а также пересылать электронные письма на другой адрес или автоматически отвечать на полученное послание. Это была первая программа-почтовый клиент, предоставившая возможность даже неспециалистам легко управляться с электронной почтой.
Для работы электронной почты разработаны специальные протоколы. Протокол обмена почтовой информацией POP3 (Post Office Protocol) предназначен для входящих сообщений (пользователи получают корреспонденцию из почтовых ящиков на почтовом сервере в локальные файлы).
По протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) пользователи отправляют корреспонденцию через Интернет. Взаи
модействие в рамках SMTP строится по принципу двусторонней связи, которая устанавливается между отправителем и получателем почтового сообщения. При этом отправитель инициирует соединение и посылает запросы на обслуживание, а получатель на эти запросы отвечает. Фактически, отправитель выступает в роли клиента, а получатель – сервера.
В Интернете принята система адресов , которая базируется на доменном адресе машины, подключенной к сети. Электронный адрес (e-mail) состоит из двух частей: идентификатора пользователя, который записывается перед знаком "коммерческого эт" – @, и доменного адреса, который записывается после знака @.
Например, в адресе Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script , user – имя пользователя, а rea.ru – домен.
Таким образом, электронный адрес вида <имя_пользователя>@<имя_домена> обозначает "пользователь с таким-то именем в таком-то домене".
Существует множество серверов, которые выдают бесплатные почтовые адреса. Например, в Рунете можно зарегистрировать почтовый ящик на mail.ru,rambler.ru, yandex.ru и других серверах. Причем на некоторых можно получить ящики в разных доменах.
Бесплатные почтовые ящики можно зарегистрировать не только в русскоязычной части сети.
Очень важно выбрать хороший, качественный сервис. Владельцы сервисов регулярно изменяют объем предоставляемых услуг (чаще – в сторону увеличения), поэтому дать рецепт на все времена трудно. Но главное, что вы должны посмотреть перед регистрацией – это размер почтового ящика, возможность присоединения файлов и ограничения на их объем, возможность переадресации и установки фильтров.
Например, вы решили получить свой почтовый ящик на сервере Яndex. С помощью браузера нужно загрузить сайт yandex.ru. Далее, щелкнув по ссылке Зарегистрироваться раздела Почта приступите к заполнению специального Паспорта, в котором следует указать свой будущий логин, фамилию и имя, пароль, контрольный вопрос и ответ на него. В качестве логина и пароля могут быть введены любые латинские символы и цифры. При этом пароль должен содержать не менее четырех символов, а логин не должен быть занят другими людьми. В дальнейшем адресом вашего почтового ящика будет вашлогин@уаndех.ru. Поэтому не придумывайте очень длинные и замысловатые логины. Контрольный вопрос и ответ нужны на случай, если вы забудете свои логин или пароль. По правильному ответу на контрольный вопрос система сможет вас идентифицировать.
Если вы зарегистрировали свой почтовый адрес на одном из бесплатных серверов, то теперь вы можете получить доступ к своему ящику, введя свои логин и пароль в соответствующие поля на сайте. Обычно вы сразу попадаете в папку Входящие , в которой хранятся пришедшие сообщения (рис. 17.1). Непрочитанные сообщения часто выделяются полужирным шрифтом. Также предусмотрены папки для отправленных и удаленных сообщений и черновиков. Вы можете сами создавать дополнительные папки для упорядочивания корреспонденции. Цифры рядом с папкой показывают, сколько в ней сообщений (всего и непрочитанных).
В папке Входящие отражаются только заголовки сообщений. Вы можете увидеть, от кого пришло письмо, и его заголовок-тему. Щелкнув но гиперссылке в графе От кого , вы откроете окно с собственно текстом письма.
В разделе Настройка Почты можно указать стандартную подпись для своих писем и другие опции.
Для создания нового письма следует выбрать гиперссылку Написать письмо , после чего обязательно заполнить поле Кому , желательно указать тему сообщения. Поле Копия пригодится вам, если нужно послать одинаковые письма разным адресатам.
Если вы хотите, чтобы написанное письмо сохранилось в папке Отправленные , не забудьте включить соответствующую опцию до отправки письма, ибо по умолчанию она отключена.
К своему письму можно прикреплять произвольные файлы – картинки, документы Word, Excel и др.
Почтовые клиенты – это программы, с помощью которых пользователи обмениваются информацией, работают с элек-
Рис. 17.1.
тронной почтой. К таким программам относятся, например, Microsoft Outlook или The Bat! фирмы Ritlabs.
Каждый пользователь почтовой программы должен иметь почтовый адрес. Сообщения и файлы попадают в указанный отправителем почтовый ящик.
Сначала сообщение подготавливается обычным или встроенным в почтовую программу текстовым редактором. Затем вызывается модуль отправки почты. Почта достигает почтового ящика получателя в течение нескольких минут.
Современные почтовые программы обеспечивают выполнение таких функций, как возможности подписи, создания адресной книги, поддержка нескольких почтовых ящиков для входящих и исходящих писем, фильтрацию и многое другое.
Outlook . Сначала необходимо настроить свою учетную запись. Для этого надо выбрать команды Сервис – Настройка учетных записей – Создать. Потом ввести:
- имя и фамилию (можно на русском языке), также возможно использовать nickname (прозвище). Это имя будет присутствовать во всех исходящих от вас сообщениях;
- пароль;
- свой адрес электронной почты, который вы получили у провайдера или на бесплатном сервере;
- сервера входящих и исходящих сообщений;
- имя учетной записи (произвольно).
Провайдер, сообщая адрес электронной почты, должен указать и сервера для входящих (POP) и исходящих (SMTP) сообщений. Эти сервера могут быть одинаковыми (например, mail.postman.ru), но могут и различаться (например, pop.yandex.ru и smtp.yandex.ru). Системы веб-почты обычно сообщают имена этих серверов в разделе Помощь.
Можно настроить Outlook для работы с бесплатной почтовой службой. Это сократит время, затраченное на доставку писем, поскольку доставляться будет только сама корреспонденция, без элементов веб-интерфейса, баннеров и прочего.
Если вы хотите, чтобы сообщения оставлялись на сервере, то после создания учетной записи необходимо изменить ее Свойства. На вкладке Дополнительно включите флажок Оставлять копии сообщений па сервере. Если вы привыкли работать с веб-интерфейсом, то сделайте это обязательно!
Поступают сообщения в папку Входящие. Когда вы создаете свое сообщение или пишете ответ, письмо помещается в папку Исходящие , а когда корреспонденция уходит из вашего почтового ящика, ее копия по умолчанию сохраняется в панке Отправленные. Вы можете создавать письма и не будучи подключенными к сети, в режиме offline.
Если во вкладке Отправка сообщений (Сервис – Параметры) не будет включена опция Сразу отправлять сообщения , то для их отправки надо будет нажимать кнопку Доставить почту.
Если вы не дописали письмо, то можете его сохранить (Файл – Сохранить). Тогда оно будет помещено в пайку Черновики.
Папка Удаленные по своему назначению напоминает Корзину. В нее складываются удаленные сообщения. Если не включена опция Очищать папку Удаленные перед выходом , то надо не забывать время от времени очищать ее вручную.
Можно самостоятельно наращивать иерархическую структуру папок и размещать в них свою корреспонденцию.
Предусмотрена возможность автоматически присоединять подпись к исходящим сообщениям. Сначала надо задать текст (или файл) для подписи. Эго делается с помощью команд Сервис – Параметры – вкладка Сообщение – Подписи. Можно задать несколько подписей, например, для деловых и личных писем.
Можно добавлять подпись ко всем исходящим сообщениям, включив соответствующий флажок. В противном случае при отправке письма нужно будет выбрать команду Вставка – Подпись.
Для работы с Адресной книгой можно воспользоваться кнопкой Контакты или пунктом меню Сервис – Адресная книга. Здесь можно создавать новые записи (контакты), группы и папки, или просматривать, редактировать, удалять существующие.
Ошибка большинства людей заключается в том, что они недооценивают важность создания системы работы с электронными сообщениями. Один из способов - представить себе работу с электронной почтой в виде последовательности следующих шагов.
1 - Доступ к электронной почте
2 - Партия писем
3 - Проверка входящей корреспонденции
4 - Удаление
5 - Исполнение
6 - Хранение
1. ДОСТУП К ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
Первый шаг - составить расписание, в какое время вы будете ежедневно проверять свою электронную почту. Обычно большинству людей достаточно проверять электронную почту четыре раза в день:
1. Первым делом с утра. Большинство людей начинают свой рабочий день с проверки электронной почты, чтобы убедиться, что не пропустили что-то срочное.
2. Перед обеденным перерывом. Время обеда - вполне естественная пауза в вашей деловой активности; чтобы сделать это время более продуктивным, можно проверить электронную почту.
3. Середина второй половины дня. Это еще одна естественная пауза, когда вам нужно сделать перерыв или вы собираетесь уходить на деловую встречу.
4. Конец рабочего дня. Если вы максимально освободите папку входящей корреспонденции, прежде чем покинете рабочее место, то на следующее утро сразу перейдете к просмотру новых сообщений. Если вы уверены, что в последнюю минуту не возникло никаких срочных дел, которые вы оставили без внимания, это гарантирует более спокойный вечер вам и вашим коллегам.
Для большинства людей оптимальный вариант, меньше всего мешающий их рабочему процессу, - проверять почту четыре раза в день и выделять не более 15 минут на каждую «сессию» работы с электронной почтой.
2. ПАРТИЯ ПИСЕМ
Важно понимать, что четырежды в день вы обрабатываете электронную корреспонденцию. Это отнюдь не значит, что вы сразу же должны ответить на все сообщения, требующие ответа, или в течение 15 минут написать все электронные письма, которые планировали отправить. Вы должны принять тот факт, что ваша папка входящей корреспонденции - это не что иное, как партия писем, ожидающая, чтобы ее разобрали.
3. ПРОВЕРКА ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Следующий шаг - проверка всех сообщений, что отнюдь не означает, что вы должны читать каждое. Зачастую решение по поводу электронного письма можно принять, исходя из его темы или нескольких первых строк. Существенную часть нашей корреспонденции составляют рассылки и информационные бюллетени. Если вы отраслевой аналитик, возможно, информационный бюллетень -
самый важный для вас документ и вы ежедневно его внимательно изучаете. Однако для остальных это не так, и можно быстро определить, является ли эта рассылка для нас важной или полезной. Не все электронные письма требуют ответа: это, например, те письма, где вы указаны в копии, или же тема сообщения подразумевает, что вы просто должны ознакомиться с данной информацией.
4. УДАЛЕНИЕ
Если ваша основная цель - освободить папку входящей корреспонденции, один из самых простых способов этого добиться - удалять сообщения. Если, прочитав информационную рассылку, вы пришли к выводу, что эта информация для вас бесполезна, откажитесь от этой рассылки. Вы об этом не пожалеете, и вам не нужно будет больше тратить время на ее обработку. Удаляйте все сообщения, которые не требуют от вас дальнейших действий.
Если вы вдруг обнаружите, что удаляете все сообщения, приходящие с определенного адреса, задумайтесь, почему так происходит.
5. ИСПОЛНЕНИЕ
Точно так же как при работе с бумажной документацией, желательно, чтобы вы не возвращались к прочитанным письмам повторно.
Если вам требуется всего несколько минут, чтобы ответить на сообщение или переслать его, сделайте это сразу. Следует по возможности сразу отвечать на сообщения, в которых подтверждается или назначается время встречи, запрашивается информация о ваших контактах, содержатся какие-то вопросы или просьбы, если, конечно, это не займет у вас много времени.
Если вы понимаете, что вам нужна дополнительная информация, привлечение других людей или время на размышление, то ответить на такое письмо сразу не получится. Вам нужно будет предпринять какие-то действия позже: возможно, решить, действительно ли вы на это письмо должны отвечать и что-то делать. Если нет, то можете сразу направить письмо нужному человеку. Прежде чем вы делегируете задачу, некоторое время может уйти на определение того, кто
же должен быть ответственным лицом. Если письмо требует от вас действий, сохраните только значимую часть информации, а само письмо удалите. Освобождайте вашу папку входящей корреспонденции от подобных сообщений, а нужную информацию храните, например, в системе для отслеживания работы по вашим проектам, в календаре или системе планирования, чтобы быть уверенным, что вы это выполните. Именно это и есть исполнение - уверенность в том, что все, что нужно сделать, будет сделано.
6. ХРАНЕНИЕ
Если электронное сообщение нельзя удалить (или отреагировать на него, а потом удалить), возникает необходимость его сохранить.
Первостепенная причина, по которой это может понадобиться, заключается в том, что вам потребуется сослаться на этот документ в будущем (например, это сведения о чем-либо, принятое решение, инструкция, отчет о ходе работ и прочее). Если вдруг у вас не окажется документа, на который вы можете сослаться, это будет иметь для вас неблагоприятные последствия.
Нет единственно верного способа хранения электронных сообщений. Вы должны придумать систему, эффективную лично для вас.
Один из вариантов - система подпапок в вашей папке входящей корреспонденции. Сортировать подпапки можно по темам, категориям, клиентам или проектам в зависимости от того, какого рода сообщения вы обычно получаете. Многие создают отдельную папку под названием «Обработанные письма», куда складывают все проверенные сообщения и сообщения, требующие дальнейших действий.
Какую бы систему хранения электронной корреспонденции вы ни выбрали, помните, что единственное место, где вы не должны ее хранить, - это ваша папка «Входящие». Помните и о том, что работа с электронной почтой не должна занимать у вас 24 часа в сутки семь дней в неделю. Поддержание порядка в электронном ящике в заранее определенное время сэкономит вам несколько часов в неделю, снизит уровень стресса, который вы испытываете, опасаясь упустить что-то из виду, а также повысит эффективность при работе с тем, что действительно важно. Это простые принципы, которые легко запомнить.
Пишите в этом поле краткую и ясную информацию, отражающую суть письма. Добавляйте слово срочно в случае необходимости немедленного прочтения. Это сориентирует собеседника о чем речь в письме, а также поможет в будущем быстро найти интересующее письмо в архиве.Если в результате переписки тема изменилась - измените её в этом поле.
2. Отключите CapsLock
Не пишите текст письма и тему заглавными буквами. Многие люди считают это дурным тоном, так как это выражает кричащий тон. Как впрочем и большое количество восклицательных знаков в конце предложения.
3. Краткость - сестра таланта
Старайтесь не писать длинные письма, четко и кратко формулируйте информацию, это экономит время адресата.
4. Прикрепленные файлы
Если Вам нужно отправить только файл, то все равно в тексте письма нужно написать краткую информацию. Например, "Отправляю инструкцию по работе с электронной почтой". Не оставляйте такие письма пустыми, из прикрепленного письма не всегда понятно, о чем идет речь.
Если Вы получили пустое письмо с прикрепленным файлом с неизвестного адреса, то открывать его не рекомендуется. Большая вероятность, что там вирус.
5. Ответить или Ответить всем
 |
6. Цепочка писем
Отвечая на письмо, не стирайте исходное. Получив Ваш ответ без исходного текста, адресат может уже не помнить, в чем был вопрос и будет вынужден искать свое отправленное письмо.
7. Подписывайте письма
Это не только правила хорошего тона написать "С уважением, ...". В подписи принято указывать полное ФИО, должность, название организации и контактный телефон. Таким образом Вы однозначно идентифицируете себя и при необходимости с Вами можно будет быстро связаться.
В настройках электронной почты можно задать автоматическую подпись, эти слова будут добавляться во всех новых письмах автоматически.
7. Слово не воробей, вылетит - не поймаешь
Перед отправкой перечитайте письмо, постарайтесь не отвечать сразу на эмоциональные письма, чтобы позже не пожалеть об этом.
Помните, что Ваше письмо могут переслать случайно или специально, поэтому конфиденциальную информацию не следует отправлять электронной почтой.
8. Изучите настройки электронной почты
Потратив один раз время на изучение настроек своей почты, Вы в будущем его сэкономите. Именно в настройках можно задать личную подпись, настроить сбор почты с других почтовых ящиков, создать иерархию папок, добавить фильтры и многое другое.
9. Уделите внимание безопасности электронной почты
- Придумывайте сложный пароль, не записывайте его на бумажке рядом с компьютером, периодически его меняйте.
- При заходе в электронную почту с чужого компьютера, не нажимайте запомнить пароль.
- Не забывайте выйти из электронной почты при работе на чужом устройстве.
- Не открывайте файлы, полученные с незнакомых писем.
- Проверяйте прикрепленные файлы на вирусы.
- Нежелательные письма отправляйте в спам.
В официальных письмах смайлики не принято использовать, а в переписке с друзьями можно добавить, чтобы придать эмоции письму.
Ниже наиболее популярные:
| Обозначение | Что означает? | Графическое представление |
| :-) | улыбка, радость, счастье | |
| :-( | печаль, грусть, недовольство |  |