Онлайн кассы учет наличных в. Бухгалтерский учет онлайн касс. Принцип работы онлайн-кассы

Помимо расходов на саму онлайн-кассу надо еще заплатить за настройку, перечислить абонентскую плату ОФД и т.д. Смотрите на проводках, какие расходы на онлайн-кассу в бухучете включать в стоимость кассы, а какие нет.

Новый кассовый аппарат в бухучете спишите единовременно или через амортизацию. Сложите стоимость кассы с дополнительными расходами. Итог сравните с лимитом стоимости основных средств из бухгалтерской учетной политики.

Расходы на онлайн-кассу: варианты учета

Обычно это 40 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01). Если стоимость кассы больше лимита, то учтите ее в основных средствах и начисляйте амортизацию. Если аппарат обошелся дешевле, то спишите расходы сразу.

Пример 1:

Как учесть покупку дорогой кассы и сопутствующие расходы.

Компания купила:

• онлайн-кассу за 35 400 руб., в том числе НДС - 5400 руб.;
• сканер для штрихкода за 2950 руб. без НДС.

Сервисный центр настроил и запрограммировал ККТ за 12 980 руб. без НДС. Одновременно организация перечислила абонентскую плату за год оператору фискальных данных в сумме 3000 руб. без НДС.

В первоначальную стоимость бухгалтер включит только цену кассы и услуги по ее настройке. Сканер спишет сразу на дату передачи в эксплуатацию. Объединять его с кассовым аппаратом в один объект основных средств не нужно. У них разный срок полезного использования. Для онлайн-кассы компания установила срок пять лет, а для сканера - два года. Абонентскую плату ОФД будут списывать равными долями в течение года.

Бухгалтер подсчитал первоначальную стоимость кассы, получилось 42 980 руб. (35 400 – 5400 +12 980). Поскольку сумма превысила 40 000 руб., ККТ примут на учет как основное средство. А бухгалтер сделает такие проводки:

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60
30 000 руб.
получили кассовый аппарат; 35 400 – 5400

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
5400 руб.
учли НДС со стоимости кассового аппарата;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
5400 руб.
НДС принят к вычету;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
2950 руб.
получили сканер для штрихкода;

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60 (76)
12 980 руб.
услуги по настройке кассы;

ДЕБЕТ 60 (76) КРЕДИТ 51
3000 руб.
перечислена абонентская плата;

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08
42 980 руб.
принято к учету основное средство; 30 000 + 12 980

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 10
2950 руб.
передали сканер в эксплуатацию;

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 (76)
250 руб.
списали абонентскую плату за месяц.

Чтобы показать, как учесть расходы на онлайн-кассу, на которую потратили меньше 40 000 руб., изменим условия примера.

Пример 2:

Как учесть покупку кассы и сопутствующие расходы до 40 000 руб.

Компания купила онлайн-кассу за 30 000 руб. без НДС, а сервисный центр настроил ее за 5000 руб. без НДС. Первоначальная стоимость в таком случае будет 35 000 руб. (30 000 + 5000). Поэтому компания спишет ККТ в тот момент, когда начнет ее использовать.

Бухгалтер сделает такие проводки:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
30 000 руб.
получили онлайн-кассу;

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 (76)
5000 руб.
списали расходы на настройку кассы;

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 10
30 000 руб.
передали кассу в эксплуатацию.

Компании, которые вправе применять упрощенные способы бухучета, могут учитывать в первоначальной стоимости только цену самой кассы. Дополнительные расходы включать не обязательно (п. 8.1 ПБУ 6/01).

Компания в своей учетной политике сама определяет критерии стоимости отнесения имущества к ОС, т. е. учитывать ККМ она вправе в составе МПЗ или ОС. Если приобретение ККТ учитывается как МПЗ, то в бухучете фиксируют операции:

* Д/т 10 К/т 60 – на сумму актива (ККТ);

* Д/т 19 К/ 60 – «входной» НДС;

* Д/т 68 К/т 19 – НДС зачтен;

* Д/т 44 К/т 10 –ввод онлайн-кассы в работу;

* Д/т 60 К/т 51 – произведены расчеты с фирмой-поставщиком.

Чтобы не потерять ККТ в составе запасов при его эксплуатации, в бухучете используют забалансовые счета, например сч. № 013 «Активы СПИ более 12 мес.» и заводят карточку аналитического учета.

Если ККМ учитывают, как объект ОС, в ее первоначальную стоимость включаются затраты:

* на покупку;

* на приведение в рабочее состояние (в т.ч. на приобретение фискального накопителя, марок-пломб и знаков сервисного обслуживания и др.).

В дальнейшем при использовании ККМ подобные затраты включаются в состав затрат по обычным видам деятельности. Оформляют приобретение проводками:

* Д/т 08 К/т 60 – на сумму покупки и доработки ККТ;

* Д/т 19 К/т 60 – «входной» НДС;

* Д/т 68 К/т 19 – НДС зачтен;

* Д/т 01 К/т 08 – ввод ККМ в эксплуатацию;

* Д/т 60 К/т 50, 51 – расчеты за покупку произведены.

Бухгалтерский учет онлайн-касс и расходов на ТО

Затраты по ремонту и ТО кассовой техники включают:

* расходы на текущий ремонт, например замену з/частей;

* оплату услуг ЦТО.

Затраты на ТО и ремонт ККТ входят в состав расходов. Признаются они исключительно на дату подписания акта оказанных услуг независимо от факта оплаты ремонта онлайн кассы. Как вести учет расходов? Отражаются они записью Д/т 44 К/т 60 на сумму произведенного ремонта.

ТО кассовых аппаратов осуществляет ЦТО на основе заключенного договора. Ежемесячная оплата расходов на ТО оформляется проводкой Д/т 44 К/т 60.

Если по договору с ЦТО компания вносит авансовый платеж за определенный, оговоренный в соглашении период, то затраты списываются равными долями на протяжении периода действия договора. Операции оформляют записями:

* Д/т 60 К/т 51– на сумму аванса по договору с ЦТО.

* Д/т 44 (20,26) К/т 60 – ежемесячно списывают часть затрат.

Срок полезного использования (СПИ) кассовых аппаратов указывают в сопровождающих модель документах. Износ начисляется на протяжении этого периода равными долями, с месяца, идущего за месяцем ввода ККМ в работу, и оформляется проводкой Д/т 20 (26, 44) К/т 02.

Учет модернизации ККМ

В свете последних изменений некоторые марки применяемых ККМ переориентируют на онлайн-кассы. Как вести учет денег, отпущенных на эти мероприятия? Квалифицируют эти расходы как капвложения, а подобные операции рассматриваются, как модернизация объекта, поскольку в нем появляется новый функционал, соответственно, увеличивающий первоначальную стоимость ККМ. Кстати, после осуществления модернизации, как правило, повышают и СПИ объекта.

В бухучете эти затраты отражаются так: Д/т 08 К/т 60.

По окончании работ учтенные на сч. 08 расходы переносят на первоначальную стоимость ККТ записью Д/т 01 К/т 08

На основании изменений к закону ФЗ-84, регулирующего применение кассового оборудования при операциях с наличными средствами, организации и предприниматели получили возможность отказаться от ведения части первичной документации, в том числе форм КМ-1 – КМ-9. Большая часть кассовых документов фискализируется. Однако документирование движения наличности в кассовой книге, приходных и расходных ордерах остается актуальным при переходе на онлайн кассу.

После перехода на «умные» кассы ведение первичной документации упростилось в разы. Привычные унифицированные формы и журналы учета, оформляемые ранее на основании требований постановления Госкомстата N 132 от 25.12.1998 и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», после отмены действия с 1 июля 2017 года Постановления Правительства №47 0, стали не обязательными для применения.

К такому выводу пришел Минфин, что отражено в его Письмах№ 03-01-15/54413 (16 сентября 2016 г.), № 03-01-15/28914 (12 мая 2017 г.), № 03-01-15/3482 (25 января 2017 г.), № 03-01-15/19821 (04 апреля 2017 г.).

• Формы КМ-1 – акта, применяемого при обнулении счетчиков ККМ;
• Формы КМ-2 – акта, необходимого для снятия показаний при ремонте кассы и возврате ее в работу;
• Формы КМ-3 – акта, который заполняли при возврате наличности;
• Формы КМ-4 – ;
• Формы КМ-5 – специального журнала, предназначенного для фиксирования данных при применении касс, которые работают без кассира-операциониста;
• Формы КМ-6 – справки-отчета для кассира-операциониста;
• Формы КМ-7 – документ, фиксирующий показания ККТ.

С июля 2017 года предприятия, перешедшие на онлайн-кассы, могут законно отказаться от заполнения таких форм.

Примечание. Субъект предпринимательской деятельности после перехода на новую кассовую дисциплину имеет право в добровольном порядке сохранить старый документооборот. При этом заполняются необязательные документы в произвольной форме.

Форматы фискальных документов

Требования к фискальным документам, которые формируется в процессе эксплуатации онлайн-касс, изложены в п.4 и 5 ст.4.1 ФЗ-84 в новой редакции.

В большей степени они касаются реквизитов чеков и отчетов, а также сроков хранения в ФН, составляющих 30 дней.

Справка. Перед тем, как переходить на новую кассовую дисциплину, стоит ознакомиться с полным перечнем форматов фискальных документов, которые обязательны к использованию, дополнительными реквизитами и требованиями к формированию и обработке отражено в Приказе ФСН N ММВ-7-20/229 от 21.03. 2017 года.

Субъект предпринимательской деятельности в ходе применения онлайн кассы обязан соответствующим образом оформлять нужные фискальные документы в виде:

• Отчета о регистрации – дополнительные реквизиты детально отражены в таблице 7 Приказа № ММВ-7-20/229;
• Отчета, отражающего изменения данных о регистрации, – таблица 7 и таблица 8 ;
• Отчета, открывающего смену, – фактически аналога отчет-Х – таблица 17 ;
• Кассового чека или бланков строй отчетности – таблица 19 ;
• Корректирующих чеков или БСО – таблица 30 ;
• , – аналога отчета-Z – таблица 32 ;
• Отчета, который формируется при закрытии ФН – таблица 33 ;
• Отчет, подтверждающий текущие расчеты, – таблица 18 ;
• Отчет подтверждения оператора – таблица 34 .

Все фискальные документы формируются непосредственно с применением онлайн кассы. То есть у кассира отсутствует необходимость заполнения вышеперечисленной документации вручную.

Важный момент! На разных моделях ККМ формирование фискальных отчетов и чеков (БСО) происходит по различным алгоритмам.

Но все модели онлайн-касс, одобренные ФСН и внесенные в реестр контрольно-кассовой техники , разработаны под требования ФЗ-84 и имеют возможность оформления необходимых фискальных документов.

Для кассира и бухгалтера важно знать не столько содержание каждого документа, так как они формируются программами современной ККТ и автоматически передаются в ФНС, сколько сроки, периодичность и основание для их оформления.

Все фискальные документы на протяжении 30 дней хранятся в памяти ФН. При нормальном соединении с интернетом они в автоматическом режиме передаются с ФНС. Если передача сведений не происходит в течение 30 суток, онлайн касса блокируется.

Поэтому штрафы в большей степени касаются не оформления документации, а не использования онлайн ККТ, как таковой, применения неисправной техники и за отказ от выдачи покупателю электронной версии чека.

Таблица 1. Штрафные санкции, связанные с применением онлайн-касс

Обязательные кассовые документы при работе с онлайн кассами

Кассовые операции фиксируются в соответствии с Указом БР № 3210-У от 11 марта 2014 года. После перехода на новые онлайн кассы документооборот сохранился. Все также необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) с занесением сведений в кассовую книгу.

Формы унифицированных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 88 еще в 1998 г. и остаются неизменными и после регистрации онлайн ККМ.

Кассовая книга

В форме № КО-4 – кассовой книге отражается информация о полученных и выданных денежных средствах с указанием реквизитов ПКО, РКО, получателя, вносителя финансов.

Записи ведутся непосредственно в день проведения кассовой операции.

Вести форму КО-4 можно:

• с применением бумажных бланков вручную;
• на компьютерной технике с последующим распечатыванием;
• в электронной форме.

Допускается внесение изменений в кассовые книги, заполненные вручную. Для этого ошибочная запись зачеркивается и вносятся верные сведения. Такие исправления должны быть заверены кассиром, главным бухгалтером.

Важно! В электронные кассовые книги после их подписания вносить правки нельзя.

При наличии на предприятии обособленных подразделений кассовые книги ведутся по каждому из них отдельно.

Если таких подразделений на предприятии нет, необходима одно кассовая книга даже при совмещении налоговых режимов.

Индивидуальные предприниматели вправе оформлять при ведении кассовых операций одну форму № КО-4.

При отсутствии соответствующих записей в кассовой книге предусмотрены штрафы:

• в размере 40 000 – 50 000 руб. на предприятие;
• в размере 4 000 – 5 000 руб. на руководителя, индивидуального предпринимателя.

Приходный кассовый ордер

В форме № КО-1– приходно кассовом ордере (ПКО) отображается получение наличных денег. Бланк состоит из двух частей: непосредственно ордера и отрывной квитанции.

Кассиром заполняются все строки и подписываются обе части документа. К «приходнику» можно прикладывать отчет о закрытии смены, который является первичным документом.

Справка! Распечатывать на онлайн кассе и хранить отчет о закрытии смены не обязательно.

Расходный кассовый ордер

В форме № КО-2 – расходно кассовом ордере (РКО) отражаются выданные из кассы суммы наличных денег.

В разрезе применения онлайн касс РКО оформляется при выдаче кассиру-операционисту разменных купюр и монет.

С 19 августа 2017 года действует новый порядок ведения кассовых операций. Изменения затронули электронный документооборот и выдачу денег под отчет. Все изменения в одной таблице в статье.

С 19 августа 2017 года действуют новые правила, по которым компании и предприниматели должны вести кассовые операции (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Поправки не отменяют Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а лишь вносят в него изменения. В основном они связаны с работой с подотчетными лицами и оформлением кассовых документов на основании чеков ККТ. Все изменения можно посмотреть в таблице.

Таблица со всеми изменениями в порядке ведения кассовых операций

Что учесть в работе по новому порядку ведения кассовых операций

Общий приходный или расходный кассовый ордер. Компании могут составлять общий приходник или расходник на несколько сумм в конце рабочего дня. Но учтите, что на эти средства у кассира должны быть кассовые документы.

К примеру, подотчетник вернул долг за аванс наличными, то чек в таком случае ему не выдают. Значит, включить эти деньги в сумму общего приходника нельзя. Для расходника самая частая ситуация – покупателю возвращают деньги за товар. И если в течение дня вы вернули средства троим, то можно оформить один документ на всю сумму.

Выдача денег под отчет. Здесь сразу два важных изменения. Первое – аванс можно выдать сотруднику, у которого есть долг по старым подотчетным средствам. Но в положении о подотчете безопаснее установить размер долга по выданным суммам, сверх которого нельзя выдавать деньги. Это убережет от претензий директора о растрачивании денег и поможет дисциплинировать работников.

Второе изменение – компании по новым правилам вправе выдавать деньги под отчет как по заявлению от подотчетника, так и только на основании распорядительного документа.

Если в один день вы выдаете аванс сразу нескольким работникам, то можно составить один приказ. Но в нем надо прописать, кому выдаю деньги, какую сумму, на какие цели и на какой срок. Если деньги решили перечислить на карточку работника, в приказе укажите его банковские реквизиты.

Электронные кассовые документы. В старых правилах, которые действуют до 19 августа 2017 года, была возможность оформлять кассовые документы в электронном виде. Новые поправки в порядок ведения кассовых операций дополнили эту возможность.

Теперь лицо, которое вносит деньги в кассу, вправе попросить направить квитанцию к приходнику на электронную почту. Это возможно, если кассовый ордер составили в электронном виде и вноситель средств сообщил адрес почты, на которую хочет получить документ.

Для электронных расходных кассовых ордеров в правилах появилась возможность ставить электронные подписи получателя денег.

Какие штрафы есть за нарушение порядка ведения кассовых операций

Налоговики вправе оштрафовать за нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ):

• компанию на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
• должностное лицо на сумму от 4 000 руб. до 5 000 руб.

Налоговая служба РФ запустила новый проект, цель которогоизменить правила использования ККТ. Вместо классических касс и терминалов,поверок, журнала вызова специалиста по обслуживанию и прочему, должны прийтикассы, автоматически передающие данные в налоговую инспекцию, черезспециализированных посредников, а кроме обычного бумажного чека покупательсможет получить его электронную версию в виде СМС или на электронную почту.

На бумажных вариантах фискального документа будет нанесён QR-код и ссылка для проверкиинформации о покупке на сайте налоговой через приложение для мобильноготелефона или компьютер.

В чём основные плюсыонлайн-касс для предпринимателя?

• Упрощённая регистрация ККТ через личный кабинетналогоплательщика на сайте nalog.ru. Больше не нужно везти ККТв налоговую инспекцию, терять время в очередях;
• Меньше вероятность выездной проверки, еслиданные поступают постоянно;
• Отменяется требование по замене контрольнойленты раз в год. Теперь фискальный накопитель можно поменять самостоятельно разв три года на УСН и раз в год для ОСНО. Это изменение экономит ещё около 5 днейработы в течение которых пользоваться кассовым аппаратом было нельзя;
• Отменяется журнал кассира-операциониста и егозаполнение с десятками полей;
• Необязательно заключать договор на обслуживаниеККТ, а, следовательно, и вести сопутствующие документы;
• В ФНС учитываются все модели ККТ выпущенныепроизводителями по серийным номерам, что упрощает контроль за ними.

Как работают онлайн ККТ?

По новому закону устанавливается следующий принцип работыконтрольно-кассовой техники:

• Вы покупаете ККМ или модернизируете ужеимеющийся Основным отличием от старых касс является наличие в нём блока памяти,который называется фискальным накопителем. Он зашифрован и на него записываютсяданные обо всех операциях, проведённых через данный аппарат. Второе отличие -интерфейс для передачи информации по сети Интернет.
• Каждая операция с выдачей чека (не важноэлектронного или бумажного) будет записываться в памяти фискального накопителяи отправляться через сеть к операторам фискальных данных (ОФД), которыеосуществляют проверку правильности данных и подтверждать их получение,возвращая данные об учёте операции для покупателя и чека. Если соединения ссетью нет, то производится только запись в память, а онлайн-чеки проводятся,когда связь восстановится.
• Далее ОФД передают данные непосредственноналоговой, которая производит учёт операций в автоматизированном режиме.
• Покупатель в любой момент может проверить былали зарегистрирована и проведена через налоговую операция с помощью уникальногономера операции или QR-кода.Если операции нет, то можно оформить жалобу в ФНС.

Кто должен использовать онлайн-кассы по новому закону?

Вместе с упрощениемвзаимодействия расширяется и перечень тех, кто обязан применять новый тип ККТ.

Право на продажу товаров иоказание услуг без выдачи чека и применения ККТ потеряли:

• Организации применявшие Единый Налог наВменяемый Доход (ЕНВД);
• Организации и ИП, использовавшие патентнуюсистему налогообложения;
• Торговля с применением платёжных терминалов, безкассиров;
• Торговля через вендинговые аппараты;
• Предприниматели, оказывающие услуги населению ивыдававшие ранее БСО.

Какие сроки переходана новые ккт?

Что будет с БСО?

Бланки строгой отчётности нынешнего образца, которыезаказываются в типографиях или покупаются в канцелярских магазинах, можно будетиспользовать до 3 квартала 2018 года. После этого рубежа БСО будут выбиватьсятакими же автоматизированными системами, что и чеки, а данные об операцияхпередаваться в налоговые инспекции.

Сколько стоит переходна онлайн-кассу?

Для перехода на новый тип техники есть два варианта.

• У вас уже есть касса и её можно модернизировать,установив в неё фискальный накопитель. Если у кассы уже есть доступ к интернетили интерфейс соединения с компьютером, то скорее всего ваша касса подлежитмодернизации. Цены на апгрейд начинаются от 8 000 рублей и зависит от тогодостаточно ли установить блок памяти или нужна дополнительная доработка аппаратуры;
• Нужно покупать новую кассу. От 15 000рублей за самую простую модель (ЭЛВЕС-МФ)

Новые санкции иштрафы

С 1 февраля 2017 года увеличиваются штрафы и меняетсяметодика их начисления. Штрафы будут исчисляться в зависимости от размераоперации, которая будет проведена с нарушениями.

Рекомендуем почитать

Дерматология

Ягодный мусс на манке Как приготовить мусс из замороженных ягод

Финансы

Причины, симптомы и лечение патологии

Hi-Tech

Что такое сложение сил. Измерение силы. Сила. Сложение сил

Хобби

Cмертные грехи в православии: сколько их?

Десерты

Рецепты витаминных салатов из крапивы

Фармакология

Ароматная и сочная курица в фольге в духовке – быстро, просто и вкусно